Steuern von internen Entscheidungsprozessen: Ein neuer Ansatz in der Stadtverwaltung Böblingen

Für die Wirtschaftswissenschaften ist es ein Modell, für die Realität nur ein kurzer Tagtraum: der Homo Oeconomicus. Er trifft logische und konsistente Entscheidungen, kann zwischen jeglichen Alternativen vergleichen und sie bewerten und wählt stets die beste Option, um seinen Nutzen zu maximieren. Ersetzt man letzteres durch die Maximierung des Gemeinwohls, so wäre das wohl der idealtypische Mensch für jede kommunale Verwaltung.

Doch in der Realität (und auch zum Glück) arbeiten auch in unseren Verwaltungen echte Menschen, die im Unterschied zum Homo Oeconomicus jedoch einer begrenzten Rationalität unterliegen. Informationen liegen nicht immer vollständig vor, Voreingenommenheit können Entscheidungen beeinflussen und die Entscheidungsträger*innen sind zum effektiven Handeln unter den realen Umweltbedingungen gezwungen. Diese Umstände gilt es bestmöglich aufzufangen und Systeme dafür zu entwickeln. Nicht zuletzt wird dies auch in der theoretischen Lehre dem Controlling als eine seiner Hauptaufgaben zugeschrieben.

Schaut man in die Prozesse und Vorgänge der kommunalen Verwaltung, scheint dies eine Mammutaufgabe zu sein. Insbesondere in mittelgroßen und großen Kommunen herrschen oft sehr heterogene Strukturen. Der Informationsfluss ist an vielen Stellen nicht gesichert und zu großen Teilen intransparent.

Die internen Entscheidungsträger*innen, insbesondere bei großen Vorhaben, sind die Personen an der Verwaltungsspitze. Sie entscheiden regelmäßig darüber, wie Vorhaben umgesetzt oder dem Gemeinderat zur Entscheidung vorgelegt werden und berücksichtigen dabei die vielfältigen Beiträge unterschiedlicher Wissensträger*innen und Anspruchsgruppen.

Zum Zeitpunkt der Entscheidung müssen ihnen spätestens alle relevanten Informationen vorliegen, zusammengetragen aus den verschiedenen Ämtern, die bei dem Vorhaben beteiligt sind.

Daraus resultierend haben sich in der Stadtverwaltung Böblingen das Kämmereiamt und das Referat des Oberbürgermeisters folgende Frage gestellt: „Gibt es eine Möglichkeit, wie wir Informationen für Entscheidungen bestmöglich aufbereiten können und gleichzeitig das „Entscheiden“ und „Steuern“ in Entscheidungsprozessen unterstützen?“

Diese Frage war der finale Auslöser für die Entwicklung eines hauseigenen Steuerungsinstruments: Das Steuerungsworksheet (auch SWS genannt).

Dieses Worksheet wurde als ein Excel-Tool zur Entscheidungsunterstützung für geplante Vorhaben der Verwaltung entwickelt. In dem SWS sollen alle entscheidungsrelevanten Informationen zu einem Vorhaben im Wege der Beteiligung gesammelt werden. Am Tag der Entscheidung liegt es allen Entscheidungsträger*innen vor und sichert damit das Wissen über die relevanten Daten für eine gute Entscheidung. Damit ist es die Grundlage für einen transparenten Beteiligungsprozess vor Umsetzungsentscheidungen. Es hilft den Entscheidungsträger*innen bei der Beantwortung der Frage, ob ein Vorhaben ausgeführt werden soll und gleichzeitig auch, wie dieses ausgeführt werden kann.

Zum SWS selbst wurde auch ein transparenter Bearbeitungsprozess entwickelt. Das SWS ist in der Regel für jedes relevante Vorhaben auszufüllen, sobald dieses von der hauptverantwortlichen Person begonnen wird. Das Controllingteam leitet das SWS an alle beteiligten Personen weiter und stellt es auf eine Plattform mit fest definierten Zugriffsrechten zur Verfügung. Bis zur Entscheidung werden nun von den relevanten Ämtern die Daten zu dem Vorhaben befüllt, es können Stellungnahmen von allen Ämtern angebracht werden und durch den bilateralen Austausch füllt sich das Worksheet. Offene Fragestellungen können zwischen den Ämtern geklärt und nachgetragen werden.

Inhaltlich werden durch das SWS insbesondere folgende Themenbereiche abgedeckt:

• Strategische und operative Ausrichtung des Vorhabens
• Finanzielle Auswirkungen
• Personelle Auswirkungen
• Klimatische Auswirkungen
• Steuerliche Auswirkungen

Dazu kommen individuelle Aspekte der weiteren beteiligten Ämter. Beispielsweise könnte ein Amt auf Folgeauswirkungen einer Maßnahme hinweisen oder Abwägungen aus fachlicher Sicht getroffen werden.

Durch das Anlegen eines SWS entsteht die Möglichkeit einer frühzeitigen finanziellen Steuerung.

Neben der Aufgabe des Worksheets, Informationen transparent und vollständig darzustellen, erfüllt es ebenso die Funktion der finanziellen Steuerung.

Unsere Erfahrungen haben gezeigt, dass zum Zeitpunkt der Entscheidung der Verwaltungsspitze über das Ob und Wie eines Vorhabens bereits zuvor an verschiedenen internen Stellen inhaltliche Ausrichtungen und Impulse festgelegt wurden, die beeinflussen, wie das Vorhaben den Entscheidungsträger*innen präsentiert wird.

Hier bietet das Worksheet durch die frühe Anlage und Beteiligung der Ämter eine stärkere interne Partizipation und damit die Möglichkeit der finanziellen Steuerung. Ohne das Worksheet bestand die Gefahr, dass in der Ausarbeitung wichtige Entscheidungen getroffen wurden, die finanziell kaum oder nicht darstellbar waren. Das war zum Großteil auf die zu späte Beteiligung der Kämmerei und der Frage nach der Finanzierung zurückzuführen. Die Folge waren weitere Abstimmungsschleifen, die alle Ämter zusätzliche Ressourcen kosteten. Mit dem Worksheet kann die Kämmerei, als auch alle weiteren beteiligten Ämter, frühzeitig Korridore vorgeben und Handlungsspielräume definieren. Damit sichert es die operative Effizienz in Entscheidungsprozessen und eröffnet neue Möglichkeiten einer finanziellen Steuerung, wie sie zuweilen in internen Entscheidungsprozessen gefehlt haben.

Warum das Worksheet für uns funktioniert

Die Einführung eines neuen Instrumentes gestaltet sich in den seltensten Fällen einfach, insbesondere wenn es in gewohnte Abläufe und Prozesse eingreift. Für die Etablierung des SWSs haben wir vor dieser Herausforderung bestimmte Faktoren definiert und normiert, damit das Worksheet nicht nur eingeführt, sondern auch aktiv gelebt wird. Ein wichtiger Faktor ist dabei die Berücksichtigung aller internen Stakeholder. Dazu gehört insbesondere die Verwaltungsspitze, die auf Basis des Worksheets ihre Entscheidungen treffen, und die Fachämter und Querschnittsämter, die Wissensträger*innen über die relevanten Daten sind und diese in das Worksheet einbringen sollen. Im gesamten Prozess müssen deren Ansprüche wahrgenommen und berücksichtigt werden, um auch für die Nutzer*innen einen echten Mehrwert zu schaffen. Es soll eine Kultur der Partizipation gelebt werden, die wir durch eine Kombination eines Bottom-up, sowie Top-down Ansatzes verfolgen, wenn es um die Weiterentwicklung des Instruments geht. Der wichtigste Erfolgsfaktor ist am Ende die Tatsache, dass das SWS nicht nur eingeführt, sondern auch von allen Personen gelebt wird. Und das ist nur möglich, wenn auch alle Beteiligten von der Qualität und dem Nutzen des Instruments überzeugt sind. Die damit einhergehende Voraussetzung der Flexibilität und der Weiterentwicklungsmöglichkeiten wird in Böblingen dadurch ermöglicht, dass wir das Worksheet von Grund auf selbst erstellt haben und auch die Prozesse ohne externe Dienstleistung selbst definiert und umgesetzt haben. Dies geht zwar einher mit einem erhöhten personellen Ressourcenaufwand im Controlling, entlohnt sich dann wiederum in den effizienteren Abläufen und besseren Entscheidungen, die durch das Worksheet ermöglicht werden.

Eigene Wege gehen

Zum Abschluss möchten wir nochmal betonen, dass jede Verwaltung in ihren Strukturen und Abläufen einzigartig ist. Und dieser Einzigartigkeit muss ein Steuerungsinstrument gerecht werden. Das SWS von Böblingen kann nicht unbedingt für andere Verwaltungen eine Blaupause sein, es soll vielmehr zeigen, dass Steuerungsinstrumente auch in Verwaltungen gute Wirkung zeigen können, wenn sie zur Verwaltung passen und dort auch aktiv gelebt werden. Die Stadt Böblingen ist mit dem SWS seinen eigenen Weg gegangen und wir freuen uns, wenn wir Ihnen mit diesem Beitrag Impulse und Ideen geben konnten, Ihren eigenen Weg der finanziellen Steuerung noch besser zu gestalten.