Personaleinsatz in der Inneren Verwaltung
Die Kommunen in BW haben in ihrer Summe vergleichsweise hohe bereinigte Ausgaben in der Zentralen Verwaltung. Diese sind naturgemäß stark geprägt von dort verorteten Personalausgaben. Gerade im Teilbereich der Inneren Verwaltung sind die VZÄ-Zahlen in BW gegenüber anderen Ländern erhöht.
Ursachen könnten u.a. in den kleinteiligen Kommunalstrukturen in BW liegen. Eine Rolle spielt sicher auch, dass die Kommunen in BW in der Vergangenheit finanziell i.d.R. besser aufgestellt waren als andernorts (Sprichwort: Haushalte werden in guten Jahren ruiniert). Spätestens 2024 ist die Kommunalfinanzkrise jedoch mit voller Härte in BW angekommen. Natürlich ist zur Krisenbewältigung die Staatsebene gefordert, gleichwohl wird es im Sinne dauerhafter Ordentlicher Ergebnisausgleiche als Faustformel für Finanzielle Genetationengerechtigkeit vielerorts nicht ohne kommunale Eigenanstrengungen zur Konsolidierung gehen. Diese Anstrengungen werden über das bisherige Maß hinausgehen müssen.
Aufgrund der im Ländervergleich hohen Personalausgaben und hohen VZÄ-Zahlen im Produktbereich der Inneren Verwaltung ist es zweckmäßig, gerade den Personaleinsatz auf diesem Feld vor Ort zu beleuchten und sofern möglich und notwendig bei der Haushaltskonsolidierung anzusetzen. Ein mächtiger Hebel ist dabei die IKZ. Zu ihren Möglichkeiten speziell bei der Inneren Verwaltung wurde daher ein eigener Beitrag verfasst (s. nachstehender Link).
Additiv gibt es weitere bewährte Möglichkeiten, um Ergebnisverbesserungspotentiale speziell im Personalbereich auszumachen und ggf. im Sinne der Konsolidierung zu heben. Nachstehend finden sich dazu einschlägige Beispiele:
- Grundlagenarbeit machen
Personalkennzahlen feststellen
Die Feststellung des Status Quo des Personaleinsatzes ist elementar, um auch im interkommunalen Vergleich Hinweise für Notwendigkeiten und Möglichkeiten für Verbesserungen im Personaleinsatz zu erhalten. Die Durchführung solcher Vergleiche mitsamt der notwendigen Folgearbeiten, ohne die Gefahr von unzweckmäßigen „Äpfel-Birnen-Vergleichen“, ist nicht trivial. In BW gibt es hierfür Hilfestellungen: Kennzahlen zum Personaleinsatz gibt es beispielsweise von der GPA BW (siehe Geschäftsbericht 2025, S. 51) produktbasiert und sortiert nach Einwohnergrößenklassen.
Nicht nur die Anzahl der Stellen an sich ist dabei relevant, sondern auch die Eingruppierung nebst etwaigen Zuschlägen. Die Bewertung der Arbeitsplätze ist dabei für die Frage der Wirtschaftlichkeit elementar. Arbeitsleistung des Mitarbeiters und Gegenleistung (Besoldung, Entgelt) müssen sich ausgleichen. Dazu sind Arbeitsplatzbewertungen/ Stellenbewertungen notwendig, die mancherorts fehlen oder veraltet sind (siehe GPA BW: Geschäftsbericht 2020, S. 50 f.). Leistungsorientierte Bezahlung, sollte auch leistungsorientiert eingesetzt werden. Eine Ausschüttung nach Gießkannenprinzip führt i.d.R. zu Demotivation der Leistungsfähigen und entspricht nicht dem Gedanken der Setzung von Leistungsanreizen.
GPA BW: Geschäfts- und Kommunalfinanzbericht 2020
2. Aufgaben anders angehen
Personal folgt den Aufgaben. Wer insofern Personalausgaben reduzieren möchte, muss sehen, wie Aufgaben und damit verbundene Ziele anders und mit weniger Personalbedarf organisiert und durchgeführt bzw. erreicht werden können. Möglichkeiten der effizienten Aufgabenreorganisation gibt es in der Inneren Verwaltung zuhauf, gerade auch durch die Möglichkeiten der Digitalisierung:
- Finanzverwaltung: Rechnungsprozesse können digitalisiert werden (Annahme und Verarbeitung von E-Rechnungen), um manuelle personalintensive Eingabeprozesse obsolet zu machen. Gleichzeitig können Lieferanten und Dienstleister vertraglich auf Versand den von E-Rechnungen (in Ausnahmefällen einfache PDF-Rechnungen) verpflichten werden, um personalseitigen Scan- und Erfassungsaufwand zu minimieren.
- Verwaltungsbetrieb: Die manuelle und damit personalintensive Abwicklung von Ausgangspost (Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden) bei Massenverfahren wie Bescheiden, Mahnungen und auch für den individuellen Schriftverkehr kann durch eine maschinelle Erledigung ersetzt werden. Dazu kann ggf. auch ein Dienstleister (z.B. Rechenzentrum, Postdienstleister) eingesetzt werden. Effizient sind Verwaltungsprozesse dann, wenn sie ohne Medienbrüche organisiert sind und manuelle Tätigkeiten wie Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden vermieden werden und stattdessen maschinell über ein Rechenzentrum oder einen Postdienstleister vollzogen werden. Die Nutzung eines Postdienstleisters, durch den die Daten per virtuellem Drucker übertragen und anschließend vom Dienstleister – wenn möglich – digital übermittelt oder alternativ ausgedruckt und versendet werden, kann aufgrund des geringeren Personalaufwands in der Verwaltung kostengünstiger als das manuelle Verfahren sein. Werden digitale oder digital strukturierte Daten nicht durch eine digitale Schnittstelle übermittelt, entsteht ein sogenannter Medienbruch. Dadurch gehen Strukturinformationen verloren, die in einem Folgesystem wieder manuell und personalaufwändig erfasst werden müssen.
- Bauhof: Für eine effiziente Steuerung der Bauhöfe ist der unterstützende Einsatz von Informationstechnik notwendig. Es empfiehlt sich der Einsatz von IT-Anwendungen, um den Personaleinsatz, die Pflegeintensität (auch entscheidend für den Personaleinsatz) und den Fahrzeugpark zu optimieren sowie fundierte Make-or-Buy-Entscheidungen treffen zu können. Die Grünpflege wird in vielen Kommunen seitens des Bauhofes vorgenommen. Maßgeblich für die entstehenden Aufwendungen ist hier der Grad des gewünschten Pflegestandards – je arbeits- und pflegeintensiver, desto personalkostenintensiver. Für die Steuerung ist eine vollständige und aktuelle Dokumentation über die zu unterhaltenden Grünflächen (Grünflächenkataster) hilfreich.
- Politische Führung: Mit Einführung eines digitalen Sitzungsdienstes, mit dem Protokolle, Recherchen, Tagesordnungen, Termine, Vorlagen sowie eine Beschluss- und Antragskontrolle digital ermöglicht werden können Personaleinsparungen erzielt werden. Wichtig ist, dass Unterlagen nicht zusätzlich in Papierform (auf Wunsch) zur Verfügung gestellt werden, um tatsächlich Druck-, Versand- und Personalaufwand zu vermeiden.